Dicas de home office na quarentena

Muita gente começou a fazer home-office por conta da quarentena imposta pelo corona vírus e se vê um tanto quanto perdida com a nova rotina. Até quem, como eu, já trabalhava em casa há anos, precisou rever a rotina e a forma de trabalho já que marido e filhos também estão em casa em tempo integral. Espero ajudar com algumas dicas.

Tenha uma agenda. Seja ela digital, seja ela física. Eu uso as duas (Google Calendar e planner) mas acho complexo para quem está começando a se organizar. Nela você vai incluir tudo que precisa ser feito naquele dia. Fuja da tentação de incluir coisas que você “gostaria” de fazer. Estes itens vão para a lista de tarefas, que falarei mais à frente. 

Se o seu horário for um pouco flexível e se for possível dentro da natureza do seu trabalho, sugiro iniciar a jornada cedo, antes que o “mundo” acorde. Enviar e-mails, trabalhar em relatórios, estudar um caso… adiantar coisas antes que comecem as demandas externas. Quando eu faço isso, me sinto muito menos ansiosa ao longo do dia pois já entreguei tarefas importantes (que são as que estão na agenda). Assim, um e-mail urgente ou uma reunião de última hora não atrasam minhas entregas.

Há, sim, uma tendência de trabalharmos mais horas quando estamos em casa. Mas acredito que, com um gerenciamento de tarefas inteligente, não nos sentiremos tão cansados ao final do dia. Claro que, mais uma vez, depende da empresa, em relação às horas extras (ou não), tipo de trabalho, etc. Se for possível, considere a validade de iniciar a jornada mais cedo para intercalar com descanso e tarefas domésticas ao longo do dia. Afinal, quem tem criança em casa sabe que as interrupções são mais frequentes e que a hora do almoço dificilmente dura apenas uma hora…

Importância da Agenda

Analise em qual horário do dia a sua energia está mais alta e tente concentrar as tarefas mais complexas para este período. Vale conversar com os demais membros da família para ter aquele tempo só para você. Estabeleça, ainda, códigos e horários para não ser interrompida em uma reunião, por exemplo. Se você não consegue ter um cômodo só para home office, separe um espaço da casa para tal. Deixe perto os suprimentos necessários (lápis, caneta, blocos de anotações, calculadora, etc). Pondere a possibilidade de deixar tudo dentro de uma mochila ou pasta, caso você não tenha uma mesa só para você. Isso evita levantar toda hora para pegar algo que esqueceu.

Agora é hora de todos os membros da família entenderem que precisam ceder; a rotina mudou e a fase de adaptação é difícil mas, com colaboração, acaba se encaixando. Aproveite o momento para rever espaços; às vezes o canto mais florido é perfeito para ser sua “parede de reunião”. Se for o caso, compre suprimentos pela internet; Kalunga é uma boa pedida.

Após trabalhar nos prazos da sua agenda (aqueles que DEVEM ser feitos naquele dia), vá para a sua lista de tarefas. Essa lista pode estar em um caderno comum, planner ou aplicativo (uso e amo o Todoist mas pode ser qualquer um com função de listas). Se você trabalha com muitos prazos, anote ao lado de cada item a data fatal de entrega (mas não esqueça de incluir essa data também na sua agenda) e comece pelos prioritários. Sei que muitas vezes esses podem ser mais complexos e fáceis de procrastinar… se for o caso, cogite dividir em tarefas menores.

Uma técnica bastante utilizada é a Pomodoro: ligar o timer por 25 minutos e só levantar da cadeira após terminar esse tempo. Eu acredito que blocos de tempo de 40 minutos são bem produtivos mas é o tipo de teste que cada pessoa faz de acordo com seu grau de concentração.

Itens que entram na agenda:

  • Compromissos com horários;
  • Ações de rotina (tarefas que devem ser feitas naquele dia);
  • Ações pontuais (ex: pagar conta);
  • Informações importantes (ex: marido tem reunião online às 11h – se impacta na sua rotina, você precisa saber para coordenar o dia).

Uma sugestão é dividir o dia em blocos de tempo. Por exemplo: de manhã é o tempo que você trabalha focado; no meio da tarde, faz reuniões on-line; no final do expediente trabalha em atividades automáticas e/ou deixando livre para possíveis imprevistos, etc. É um processo que mistura autoconhecimento com as exigências do seu trabalho, de modo a fazer com que o dia seja produtivo para todos.

Ao final do dia, sempre verifique o que ficou pendente e veja se há algo que possa delegar ou pedir dilação de algum prazo. Sempre é válido se antecipar quando perceber que não dará tempo ou precisa de ajuda, ainda mais quando estamos fora do ambiente de trabalho. Se for o caso, entre em contato explicando todas as tarefas que estão sob a sua responsabilidade, com os prazos de cada uma, a fim de justificar os pedidos de adiamento.

Adote uma revisão semanal (conceito do GTD sempre brilhantemente abordado pela Thais Godinho em seu blog Vida Organizada). Em explicação rápida, consiste na revisão de todas as pendências da semana anterior mais a verificação do que vem pela frente, a fim de montar o planejamento da sua semana. E, sim, eu sei que é difícil encontrar tempo numa rotina corrida para se organizar. Mas, confie em mim: organizar faz a gente ganhar tempo. Iniciar a semana sabendo que todos os seus compromissos e tarefas estão em um lugar confiável acalma a mente e faz tudo fluir melhor.

Eu gosto de fazer a revisão semanal às quintas-feiras pois tenho a sexta para resolver possíveis pendências mas você pode preferir o final de semana, ou uma quarta-feira. Não importa. O que importa é você organizar a sua semana seguinte, observando:

  • Compromissos (reuniões; consultas; etc);
  • Deslocamentos (aqui, considerando a quarentena, não se aplica mas eu substituiria por arrumar o cabelo, preparar um chá ou café, separar o material da reunião, etc…);
  • Tarefas pendentes;
  • Ações delegadas (entrar em contato com as pessoas que precisam te dar retorno de algum e-mail ou prazo, por exemplo).

Uma dica boa, aprendida com a Thais Godinho, é definir um foco para a sua semana. Exemplo: “finalizar relatório X”. Assim, você consegue direcionar melhor sua concentração. Além disso, desligar as notificações do celular ou deixar em modo avião faz maravilhas na produtividade. Como todo mundo está no mesmo barco (ainda que uns mais ou outros menos, no caso de quem tem filhos a administrar), é mais fácil estabelecer a comunicação, avisando que, em tal horário, você ficará off dos apps de mensagem para finalizar o relatório. Não tenha vergonha de impor certos limites; se a empresa quer que você produza, ela entenderá sua dinâmica de organização.

Dificuldades comuns

Como fazer com a rotina de casa? Primeiro: entender que nada ficará arrumado e perfeito. Baixar nossa expectativa para a limpeza e organização é fundamental para a sanidade mental de todos da família. Ignorar uma pia de louça se hoje é o fatal de um relatório vai ser necessário, caso não seja possível delegar essa tarefa. Lembre-se: estamos todos em casa e as tarefas vão triplicar. Mas, sendo possível, cada membro da família deve ter suas funções; é a única forma de não ficar pesado para ninguém.

Se a sua dificuldade é a tecnologia (apps de reuniões; vídeos; iluminação; etc) há muitos canais no YouTube que tem tutoriais mas peça ajuda à sua equipe. Sempre tem alguém que sabe mais e pode ajudar. E, considerando que muitos foram pegos de surpresa com um home office e EAD, vamos combinar que não há muito o que cobrar em relação à qualidade… De todo jeito, um ring light e um tripé ajudam muito nas gravações e reuniões.

O que a gente mais sente falta é o contato com o outro, o feedback, o olho no olho. É difícil mesmo e cada um vai reagir de um jeito; tem gente que vai agendar dezenas de reuniões; outros vão se afastar. Defina dias para mandar mensagens para as pessoas que você não tem falado com frequência, sejam colegas, sejam alunos, sejam professores. A gente não sabe a realidade do outro e um e-mail sem cobranças aproxima bastante. Se você precisa de feedback para saber se está indo bem, pense em formas de pedir essas avaliações, como um questionário rápido feito no Google, por exemplo. Às vezes só um lembrete já faz com que a pessoa entenda a importância do feedback.

Por fim, estabeleça horários para acordar, comer e dormir. Tente manter a sua rotina o mais próximo possível da que você tinha “antes de tudo isso”. Beba muita água e troque o café por chá. Eu sei que café é bom mas a tendência é consumir em excesso, por conta da ansiedade. Tenha lanchinhos saudáveis ao seu alcance; uma boa alimentação é fundamental no isolamento. E se esforce para fazer exercícios físicos, pelo menos duas vezes na semana, e pegar um pouco de sol na janela. Quarentena é uma maratona, precisamos cuidar do nosso corpo.

Espero ter ajudado! 

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